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Sistema CRM para PyMEs: Tecnología digital para aumentar tus ventas

El uso de un Sistema CRM es indispensable para lograr mejorar el nivel de ventas de cualquier empresa, especialmente para las PyMEs

¿Qué es CRM?

Es el acrónimo en inglés de Customer Relationship Management o Administración de las Relaciones con Clientes. Básicamente es la aplicación de tecnología al concepto de Marketing Relacional. En otras palabras, utilizar un CRM es hacer uso de software especializado para administrar de manera electrónica la bitácora o el expediente detallado de cada uno de los prospectos y/o clientes de la empresa.

Algunas soluciones del tipo Sistemas ERP  incluyen el módulo de CRM, el cual se encuentra integrado a los demás módulos. Sin embargo, es importante no confundir estos dos conceptos, ya que son soluciones tecnológicas diferentes

Un Sistema ERP  es un software para la gestión integral de la empresa, en otras palabras, es un sistema de administración de todo el negocio.

Un Sistema CRM es un software para la gestión de las relaciones con clientes, en otras palabras, es un sistema para la administración específica del proceso comercial.

Haciendo una simplificación, los tres objetivos principales de un sistema de este tipo son:

  1. Mantener en un solo lugar toda la información/bitácora del cliente. (organización de información).
  2. Incrementar la conversión de prospectos en clientes (cerrar ventas).
  3. Mantener relaciones duraderas y rentables con clientes (crear fidelidad).

 

Importancia en el cierre de ventas

El alto nivel de competencia al que se enfrentan todos los negocios hoy en día obliga a las empresas a tratar de ser altamente eficientes en todos sus procesos. El proceso de ventas no es la excepción.

Eficientizar los procesos internos de cualquier empresa significa lograr ahorros. Eficientizar el proceso de ventas implica, además de lograr ahorros, generar ingresos.

Para cualquier organización son relevantes los ahorros que se alcancen. Sin embargo, para el negocio, los ingresos no sólo son relevantes, además son vitales. Son el oxígeno del empresa.

Todas las áreas y departamentos de una empresa son importantes, pero el área de ventas o área comercial es la máquina que va jalando a todo el tren. Si la función de ventas se detiene, toda la empresa se descarrila.

La importancia este tipo de soluciones en el proceso de ventas radica en la información tan valiosa que genera con respecto al seguimiento del prospecto durante su recorrido por el embudo de ventas del negocio.

Sistema CRM para aumentar ventas

Con el uso de este tipo de software la empresa puede monitorear e identificar, prácticamente en tiempo real, las áreas de oportunidad que se tienen en cada una de las etapas del funnel de ventasPor lo tanto, puede tomar las acciones necesarias para mejorar y eficientizar todo el proceso, logrando aumentar la productividad del equipo de ventas y lograr un incremento importante en la tasa de conversión, logrando más cierres y, por lo tanto, alcanzando mayor nivel de ventas.

CRM y su importancia en mantener clientes

Una vez que el equipo de ventas logra convertir un prospecto en un cliente, es muy importante para la empresa mantener una relación cercana con ese cliente.

Se debe tratar de identificar gustos, preferencias, hábitos y necesidades de compra del cliente. El objetivo es que el cliente siempre se sienta altamente satisfecho con el producto, servicio y atención recibida y, por lo tanto, que mantenga su fidelidad a la marca, a la empresa o al vendedor.

Lograr convertir un prospecto en cliente es muy costoso. Perder a dicho cliente por falta de un seguimiento o atención adecuada, es, hoy en día, imperdonable ante la gran disponiblidad y acceso a este tipo de soluciones que encontramos en todos los tamaños y precios.

Software CRM: ¿Cuál es el más adecuado para adoptar en la empresa?

Lo que para una empresa puede ser “el mejor software”, no necesariamente lo es para otra empresa diferente.

Para algunos negocios su prioridad al seleccionar un sistema puede ser la facilidad de uso, para otras la interconexión con otras plataformas o la seguridad de la información, para algunas más el precio, etc.

Una forma adecuada de seleccionar el mejor sistema CRM para tu empresa es segmentar por el tamaño de la organización a que va dirija la solución que estés evaluando.

Tomando lo anterior como base, a continuación describo las principales características de este tipo de soluciones por tamaño de empresa: 

1. CRM para empresas grandes

Para este tipo de empresas, en donde por su tamaño se tiene toda un área o departamento de ventas, con varios equipos de venta, presencia en diferentes mercados geográficos y variados productos o servicios, se requiere una solución que facilite la integración, comunicación y coordinación entre equipos de venta y el resto de la organización.

Empresas de gran tamaño requieren un sistema muy robusto y completo, en donde se pueda controlar y administrar todo el proceso de ventas, por muy complejo que este sea. Obviamente, el poder y beneficios de este tipo de soluciones vienen acompañados de un alto nivel de inversión.

La empresa que implemente en este tipo de soluciones tendrán que invertir en:

  • El pago por el sistema.
  • Un complejo proceso de implementación.
  • Talento humano especialista para administrar el sistema.
  • Capacitación especializada a usuarios.

Algunos ejemplos de este tipo de soluciones son Salesforce, HubSpot y NetSuit.

2. CRM para empresas medianas

La empresa que implemente este tipo de soluciones tendrá que invertir en:

  • Licencias por cada usuario.
  • Implementación semi-compleja.
  • Talento humano que, aunque no se requiere que sea especialista en sistemas, deberá contar con conocimientos intermedios-avanzados de administración de procesos para administrar el sistema
  • Capacitación intermedia a usuarios.

Entre las opciones más demandadas se encuentran Salesforce Essentials, Oracle on-demand y Micrososft Dynamics.

3. CRM para empresas pequeñas, emprendedores y profesionistas independientes

Para la gran mayoría de emprendedores, startups, pequeños y medianos negocios, así como profesionistas independientes, la disponibilidad de recursos financieros y humanos obliga a buscar soluciones tecnológicas que proporcionen un alto valor agregado pero que el nivel de inversión sea bajo.

Afortunadamente, la tecnología cloud o tecnología en la nube permite hacer realidad la transformación digital en las pequeñas y medianas empresas.

Actualmente, soluciones digitales en la nube estén al alcance de casi todos los negocios.

Implementar este tipo de herramientas digitales requiere una inversión en:

  • Licencias por cada usuario.
  • Implementación semi-sencilla.
  • Talento humano con conocimientos básicos-intermedios para administrar el sistema.
  • Auto-capacitación de usuarios.

Algunos ejemplos de este tipo de CRM para PyMEs son Pipedrive y Zoho.


Considerando lo anterior y gracias al bajo nivel de inversión requerido, a la facilidad de uso y a su adaptabilidad, estas dos soluciones han permitido que herramientas CRMs de última generación sustituyan a la siempre accesible pero laboriosa hoja de cálculo del Excel, permitiendo a las PyMEs administrar sus prospectos y la relación con sus clientes de manera muy profesional, eficiente y rentable.


Pequeñas y medianas empresas, así como emprendedores y profesionistas independientes deben estar conscientes de la necesidad de utilizar herramientas tecnológicas del tipo Sistemas CRM para lograr una transformación digital  que les permita competir en el mundo actual de negocios.

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